Adobe Acrobat a formát PDF v právní praxi

Asi každý čtenář se už někdy setkal s počítačovým souborem ve formátu PDF. Většina lidí obvykle také ví, že PDF (Portable Document Format) je vhodný formát pro „fixaci“ vzhledu jakéhokoli dokumentu, to znamená, že dokument, jakkoli graficky bohatý, zachovává svůj vzhled bez ohledu na to, jakém počítači a s jakým operačním systémem je soubor otevírán. Známý je také fakt, že k otevření souborů PDF stačí bezplatný program Adobe Reader (dříve nazývaný Adobe Acrobat Reader).

Co ale už mnoho lidí neví, je, že pomocí programu Adobe Acrobat se dají se soubory PDF provádět různé kancelářské úkony či procesy, podobně jako s obdobnými dokumenty v tradiční papírové podobě; díky nahrazení úkonů elektronickými procesy vše ale probíhá nesrovnatelně rychleji a efektivněji. V tomto článku si některé tyto úkony popíšeme, se zaměřením na praxi používanou v právnickém prostředí.

Organizace dokumentů

Patrně ze své praxe znáte situaci, kdy k nějakému případu vytváříte „spis“. Do něj ukládáte jednotlivé listiny a jiné dokumenty, které se k danému případu váží. Podobně lze pracovat také s elektronickými spisy pomocí programu Adobe Acrobat a formátu PDF.

Do formátu PDF lze pomocí Adobe Acrobat převést prakticky jakýkoli počítačový soubor, například text napsaný ve Wordu nebo jiném textovém editoru, tabulku z Excelu, výkres z kreslícího programu, fotografie, e-mailovou korespondenci apod. Do PDF formátu je možné také jednoduše převést jakýkoli tištěný dokument jeho naskenováním a uložením do PDF.

Dokumenty převedené do PDF lze pomocí Adobe Acrobatu organizovat do tzv. PDF Portfolií podobně jako papíry do spisu. Vytvoření takového Portfolia je velmi jednoduché, stejně jako veškeré procesy s PDF soubory. Adobe dbá na to, aby nejen samotné soubory PDF představovaly analogii k papírovým dokumentům, ale i práce s nimi odrážela praxi, na kterou jsme běžně navyklí.

PDF portfolio přestavuje vlastně jakýsi „elektronický PDF šanon“, který obsahuje jednotlivé dokumenty vážící se ke spisu, analogicky k deskám nebo k šanonu v papírovém světě. Na rozdíl od papírového spisu je do toho elektronického možné vkládat i multimediální soubory – například audio nebo video nahrávky výslechu, záběry z místa činu či z rekonstrukce apod. V elektronickém spise se narozdíl od papírového snáze vyhledá požadovaná informace, je možné jej zabezpečit (viz dále) a po uzavření případu spolehlivě zaarchivovat v archivačním formátu PDF/A.

1pdf_sanon

Skenování dokumentů do PDF

Jak už jsem říkal, formát PDF je vhodný i pro ukládání naskenovných tištěných dokumentů. U takovýchto naskenovaných stránek je možnost nechat Acrobat rozpoznat naskenovaný text (provést tzv. OCR, Optical Character Recognition). Proč je to důležité? Význam této funkce spočívá v možnosti fulltextově prohledávat archiv skenovaných dokumentů a snadno v něm nalézt požadovanou informaci případně text vykopírovat pro další využití.

Výhoda ukládání skenovaných dokumentů do formátu PDF tkví navíc v tom, že i naskenovaný PDF dokument s rozpoznaným textem má všechny vlastnosti, jako jakýkoli jiný soubor PDF. Především: dokument stále vypadá, jako jeho papírový originál – i zde platí fixace vzhledu, základní charakteristika PDF formátu. Tzn. i pro provedení OCR nám zůstává věrná vizuální podoba originálu, jsou v něm vidět případné ruční poznámky, podpisy, razítka, loga, čarové kódy apod. Ale navíc se v dokumentu, v jakési „skryté vrstvě“ pod vrstvou vizuální, dá vyhledávat, případně kopírovat rozpoznaný text. Obsahuje-li dokument citlivé údaje, může se zabezpečit – např. heslem nebo certifikátem (viz dále), stejně jako jiné dokumenty PDF.

2skenovani_a_ocr

Archivace dokumentů – standard PDF/A

Co je standard PDF/A? Je to „podmnožina“ formátu PDF s definovanými a popsanými vlastnostmi a charakteristikami, důležitými právě pro zajištění dlouhodobé čitelnosti. Je to formát, který je schválen mezinárodním standardizačním úřadem jako ISO standard pro dlouhodobou archivaci dokumentů     v elektronické formě a je to mimochodem také formát doporučený vládami mnoha zemí včetně České republiky jako archivační formát pro dokumenty ve státní správě a jako komunikační formát datových schránek.

Adobe Acrobat umožňuje uložit soubor PDF do tohoto archivačního formátu, nebo soubor zkontrolovat, zda specifikaci PDF/A vyhovuje.

3archivace_pdf_a

Zabezpečení dokumentů

Důležitou roli v mnoha oborech lidské činnosti, a v právní praxi zvláště, hraje zabezpečení dokumentů.

Zabezpečení můžeme spatřovat v několika rovinách:

  • autentizace – průkaznost, že dokument skutečně pochází od deklarovaného autora (analogie podpisu a razítka)
  • ochrana před nepovolaným přístupem k dokumentu, resp. k informacím v něm obsaženým,
  • ochrana proti neoprávněné změně (záměrné či nechtěné)
  • ochrana citlivých údajů (např. osobních údajů).

4zabezpeceni_iconZ technického pohledu můžeme soubory PDF (jednotlivé PDF dokumenty i „PDF spisy“) chránit

  • heslem, a to buď už pro otevření souboru, nebo pro provedení změn či kopírování obsahu souboru,
  • elektronickým podpisem, který zajišťuje autentizaci autora.
  • zašifrováním pomocí elektronického certifikátu, který povoluje otevření souboru pouze určeným osobám.
  • zaručeným elektronickým podpisem pro komunikaci s úřady státní správy (soudy, státní zastupitelství aj.). Elektronické podání (např. k soudu) podepsané zaručeným elektronickým podpisem má stejnou váhu jako podání v listinné podobě podepsané a doručené fyzicky.

Ochrana heslem

5zabezp_heslem

Nastavení hesla pro otevření souboru v dokumentu PDF znamená, že soubor otevře jen osoba, která heslo zná. Podobně je možné nastavit heslo pro provedení změn v dokumentu. Osoba bez znalosti hesla takový dokument nemůže měnit; případně lze heslem povolit nebo zakázat tisk dokumentu, vyplňování formulářových polí, jde-li o PDF formulář, nebo kopírování obsahu z PDF souboru.

Vodoznak

Do oblasti zabezpečení PDF souborů můžeme zařadit i vodoznak. Ten sice dokument přímo nechrání, můžeme jím však označit určitou aktuální charakteristiku dokumentu, například stav „Koncept“. Takovýto nápis (ale i třeba obrázek, logo apod.) je pak zobrazen podle nastavení na první nebo na každé stránce, nebo se objeví v dokumentu pouze při jeho vytištění. Díky tomu nemůže být dokument omylem vydáván za finální verzi.

Elektronický podpis a certifikát

Důvody, proč podepisovat PDF dokument elektronickým podpisem, mohou být v zásadě dva:

Autentizace – osoba (úřad, firma) podpisem prokazuje, že je opravdu autorem daného dokumentu. Toto se děje pomocí elektronického podpisu digitálním certifikátem.

Závaznost – podepsaná osoba právně zodpovídá za obsah dokumentu. Realizuje se elektronickým podpisem.

Z technického pohledu je podpis a certifikát jedno a totéž. Jedná se o soubor obsahující identitu autora v šifrované, tedy nezměnitelné formě. Je-li tento soubor připojen k dokumentu, lze jím zajistit jak autenticitu dokumentu, tak jeho nezměněnost od okamžiku, kdy byl dokument podepsán.

Z hlediska využití lze v Adobe Acrobatu používat podpis vytvořený samotným uživatelem nebo zaručený elektronický podpis.

Vlastní elektronický podpis (self-sign) je vytvořen samotným uživatel pro potřeby komunikace s okruhem konkrétních příjemců. Každému z nich mohu předat veřejnou část klíče svého podpisu, s níž je porovnávána privátní část klíče obsažená v podepsaném dokumentu. Vlastní elektronický podpis je možné vytvořit v samotném Adobe Acrobatu, stejně jako je pomocí jeho prostředků možné poslat veřejnou část klíče konkrétní osobě (osobám). Vlastní elektronický podpis je možné využívat při opakované komunikaci se spolupracujícími osobami nebo firmami, nebo při komunikaci uvnitř organizace.

Stačí si s dotyčnými osobami vyměnit veřejné části klíčů a přidat si tyto osoby mezi důvěryhodné. S těmito osobami si pak můžete posílat podepsané dokumenty a Acrobat ověří, že dokumenty jsou podepsané těmi skutečnými osobami.

Zaručený elektronický podpis (podpis důvěryhodným certifikátem) vydává stát, resp. jím pověřená certifikační autorita (u nás např. Česká pošta či První certifikační autorita a.s.). Dokument podepsaný zaručeným podpisem zaručuje právní závaznost dokumentu ve vztahu k orgánům státu. Například elektronické podání k soudu podepsané takovým podpisem má stejnou závaznost jako podání v listinné podobě doručené k soudu fyzicky.

V případě zaručeného elektronického podpisu je garantem důvěryhodnosti vydavatel certifikátu. Zařadíme-li mezi důvěryhodné autority vydavatele certifikátu, automaticky jsou ověřeny podpisy jím vydané.

Certifikát (elektronický podpis) může být osobní (prokazuje konkrétní osobu), nebo institucionální, někdy se označuje jako elektronická značka (prokazuje úřad či firmu).

Elektronické podepisování smluv oběma stranami

Elektronicky podepsaný PDF dokument rovněž zajišťuje, že dokument nebyl změněn. Toho lze využívat například při elektronickém vyměňování smluv. Jedna smluvní strana pošle druhé smlouvu v PDF podepsanou ze své strany, druhá strana ji rovněž podepíše a pošle zpět první straně. Jediné, co se změnilo, je, že v dokumentu přibyl druhý podpis. Obě strany tak mají identický elektronický dokument, prokazatelně podepsaný oběma stranami a prokazatelně nezměněný od prvního podepsání.

6zabezpeceni_sign

Lze přitom využívat jak vlastních elektronických podpisů smluvních stran (strany si před ověřením podpisů vymění veřejné části elektronických klíčů – viz výše), tak zaručených elektronických podpisů.

Odstranění citlivých údajů

Občas je potřeba někomu poslat dokument z reálného případu. Přitom nechcete sdělit příjemci některé citlivé údaje, např. jména a rodná čísla osob, apod. Acrobat umožňuje pomocí funkce Redigování (možná by správnější termín měl znít cenzura) označit tato citlivá místa a pak je z dokumentu odstranit.

Mohou to být nejen úseky textu, ale i jiné libovolné oblasti v PDF dokumentu. Místa jsou pak označena černou (nebo jinou) barvou, narozdíl od začernění na papíře je však původní obsah bezpečně a natrvalo z dokumentu odstraněn, nejen „překryt“.

Jak na redigování

7redigovani_1

Pomocí příkazu Další volby > Redigování > Označit pro redigování označte v dokumentu citlivá místa – kousky textu, ale obrázky, loga apod.

8redigovani_2

Příkazem Další volby > Redigování > Aplikovat redigování obsah označených míst z dokumentu natrvalo z odstraníte.

9redigovani_3

Místa jsou pak označena černými (nebo jinak barevnými, podle volby) pruhy.

10redigovani_4

 

 

Návrhy dokumentů a korektury

Software Adobe Acrobat také umožňuje spolupracovat na návrzích dokumentů od prvotního konceptu po konečné znění. Opět je zde věrná analogie

s papírovým světem: autor vytvoří koncept dokumentu, vytiskne jej a výtisk předá dalším osobám. Ty papír popíší svými připomínkami, vrátí autorovi a ten je zpětně zapracuje do návrhu textu.

Stejnými metodami a velmi podobnými prostředky lze pracovat i s dokumenty PDF pomocí Acrobatu, nebo dokonce pomocí Adobe Readeru. Pokud to totiž autor dokumentu povolí v Acrobatu Professional, soubor může komentovat i uživatel bezplatného Readeru. Díky tomu se nemusíte starat o to, má-li druhá strana stejné programové vybavení jako vy.

V Acrobatu nebo Readeru se ke komentování používají opět analogické nástroje jako v papírovém světě – nástroj pro škrtání, opravování nebo vkládání textu (analogie korekturních značek), barevné zvýrazňovače, žluté lístečky, šipky, razítka apod.

Autor dokumentu postupně naimportuje do původního PDF soubory připomínky a ty se mu zobrazí na těch místech, kde je připomínkující vložili.

V samostatném panelu Poznámky na spodním okraji okna dokumentu jsou navíc poznámky přehledně seřazeny a setříděny podle různých kritérií (podle stránky, času, autora poznámky apod.). U poznámek můžete označovat stav (např. zapracovaná či odmítnutá) a zajistit tak, že na žádnou nezapomenete.

Tento postup lze s výhodou využít například v průběhu návrhu smluv: papír je pomalý, při posílání nativních souborů (například .doc) vám zase protistrana může do dokumentu vnést nežádoucí změny, které přehlídnete. Vlastní obsah dokumentu PDF nikdo nepozmění, jen do něj přidá připomínky.

11review

Porovnávání dokumentů

V různých oborech lidské činnosti jsme často vystaveni potřebě porovnat dvě různé verze téhož dokumentu, u právníků opět třeba smlouvy. Jedná-li se ojednu stránku, pravděpodobně nebude složité porovnat obě verze vizuálně. U delších dokumentů už to bude nepohodlné a zdlouhavé a zde přichází ke slovu Acrobat a jeho funkce automatického porovnání dvou souborů. Výsledkem je přehledný souhrn změn s vizuálně vyznačenými místy, kde a k jakým změnám došlo.

Ing. Matouš Filipi