Proces revizí a korektur dokumentů elektronickou cestou

Jednou z běžných situací při vzniku dokumentů ve firmách, organizacích, ve státní správě i jinde je potřeba jejich kontroly, korektur a případně schválení předtím, než je dokument považován za hotový a publikovatelný.

Adobe Acropat

Revize a korektury

Tradičně se tyto procesy odehrávají na papíře. Autor přinese dokument nadřízenému, ten jej s tužkou v ruce okomentuje, vrátí autorovi, autor zapracuje připomínky, případně předá dalším spolupracujícím osobám (korektorce – pro opravu jazykových chyb, právníkovi – pro eliminaci napadnutelných formulací apod.), opět zapracuje vrácené korektury a předá ke konečnému schválení.

Ještě komplikovanější proces může nastat u graficky složitějších dokumentů – například mezi zadavatelem reklamy a grafickým studiem, mezi  investorem a projekční nebo inženýrskou firmou, stavebním úřadem apod. Tam je třeba do dokumentace vyznačit kromě textových korektur také grafické úpravy.

Všechny tyto procesy se však mohou zjednodušit tím, že je budeme provádět elektronickými prostředky. Vhodné nástroje nám k tomu přináší technologie Adobe Acrobat a formát Adobe PDF.

Díky tomu, že formát PDF a práce s ním jsou od svého vzniku koncipovány jako elektronická obdoba práce s dokumentem papírovým, není třeba se obávat, že uživatele od práce budou odrazovat složité technické překážky. Právě naopak. Korektury a revize, stejně jako všechny další procesy v prostředí Adobe Acrobat, se provádějí zcela analogicky, jako jsme všichni zvyklí z procesů papírových.

Pojďme se podívat na to, jak to funguje v praxi. Zcela stejně, jako na papíře. Samozřejmě s tím, že elektronický přenos dokumentů probíhá nesrovnatelně rychleji než u papíru (o co déle poputuje obálka byť jen do nejbližšího krajského města ve srovnání s e-mailem). Autor dokument uloží do formátu PDF a pošle jej buď e-mailem recenzentům a zpětně od nich dostává připomínky, nebo přímo z nástroje Adobe Acrobat zahájí řízený recenzní proces, který  navíc umožňuje sledovat vrácené připomínky a upomínat recenzenty, kteří dosud své komentáře neposlali.

Vlastní komentování je velmi snadné a podobné tomu, jak jsme všichni zvyklí je provádět v dokumentu papírovém. Acrobat je vybaven nástrojem Úpravy textu, kterým stačí nevhodné slovo označit a buď je klávesou Delete „škrtnout“, nebo prostě přepsat jiným vhodným termínem. Podobně chceme-li vepsat do textu další text, umístíme kurzor na příslušné místo a vepíšeme požadovaný text.

Můžeme využívat i další komentovací nástroje, jako je zvýraznění textu (obdoba zvýrazňovače), lístek s poznámkou (obdoba barevných nalepovacích papírků), různé šipky, bubliny, rámečky, tužka pro kreslení od ruky nebo celá řada předdefinovaných razítek (např. Návrh, Finální, Nezveřejňovat apod.) s možností jejich vlastního návrhu.

Recenzenti pak pošlou poznámky zpět autorovi, který je importuje do původního souboru PDF. V něm pak vidí poznámky od všech recenzentů, může si je třídit podle stránky, autora poznámky, data, stavu apod. Podobně jako u papírového procesu zanáší korektury do zdrojového dokumentu, elektronická forma mu ale navíc dovoluje označovat poznámky jako zanesené do dokumentu či odmítnuté, trvá-li na svém původním znění. Díky tomu je nemožné nějakou poznámku přehlédnout – narozdíl od mnohostránkového dokumentu tištěného.

Zcela zásadní je však to, že poznámky mohou provádět i uživatelé bezplatného programu Adobe Reader. Stačí k tomu, aby tvůrce souboru PDF povolil tuto možnost v aplikaci Adobe Acrobat 9 Professional. Okruh recenzentů se tak může rozšířit o osoby, o nichž víme, že Acrobat nemají, nebo u nichž neznáme jejich programové vybavení a nemusíme je tedy nutit k nákupu některé z komerčních verzí nástroje Acrobat.

Speciálním úkonem je pak možnost elektronicky soubor PDF podepsat pro zajištění autenticity podepsaného – ale to již spadá spíše do oblasti zabezpečení v rámci technologií PDF, což by vydalo na samostatný článek. Ten vám přineseme někdy příště.

Matouš Filipi